「外部PMを使いたいが、どういう場面で使えばいいかわからない」という質問をよく受けます。外部PMは万能ではありません。向いている場面と向いていない場面があります。実際に外部PMとして入ったプロジェクトの経験から整理しました。
外部PMが効果的な場面 ¶
社内にPMのスキルを持つ人がいない、または既存のPMが他のプロジェクトで手一杯な場合に向いています。また、ベンダーとの交渉で「社内の人間が言うと角が立つ」という場面でも、外部PMが中立的な立場で動けます。プロジェクトが炎上しかけているときに途中から入るケースも多いです。
外部PMが向いていない場面 ¶
組織の内部事情を深く理解する必要があるプロジェクト、たとえば人事制度の変更や組織再編に伴うシステム変更は、外部PMだけでは難しいです。また、週1回の定例会議に出るだけで「PM支援」と呼ぶのは機能しません。外部PMが効果を発揮するには、プロジェクトの実態に入り込める稼働量が必要です。
社内PMとの役割分担の考え方 ¶
外部PMが入る場合でも、社内に「窓口になる人」は必要です。外部PMは構造を整理してベンダーと交渉しますが、社内の調整や承認フローは社内の人間でないと動かせません。外部PMを「社内PMの代替」ではなく「社内PMの補完」として使うと、うまく機能することが多いです。
費用対効果の考え方 ¶
外部PMのコストを「高い」と感じる場合、比較対象を間違えていることがあります。外部PMのコストと比較すべきは、PMなしでプロジェクトが遅延した場合のコストです。3ヶ月の遅延が発生した場合、社内スタッフの工数と機会損失を合計すると、外部PMのコストを超えることがほとんどです。
外部PMサービスが自社の状況に合うかどうか、まずスポットセッションで話してみてください。向いていないと判断した場合は、正直にお伝えします。