業務改善プロジェクトが失敗する3つのパターン

「新しいシステムを入れたのに、結局Excelに戻ってしまった」という話を、年に何度か聞きます。ツールが悪いわけではない場合がほとんどです。問題はたいてい、ツールを入れる前の段階にあります。2019年から現場に入り続けてきた経験から、失敗するプロジェクトに共通する3つのパターンを整理しました。

パターン1：「誰が決めるか」が決まっていない ¶

プロジェクトが止まる一番多い理由は、意思決定者が不明確なことです。現場の担当者は動きたいのに、承認が下りない。あるいは、承認したと思っていた人が「そんな話は聞いていない」と言い出す。これを防ぐには、プロジェクト開始時に「この決定はこの人がする」という一覧を作ることです。面倒に見えますが、後で揉めるよりずっと早い。

パターン2：現場の「なぜ」を聞いていない ¶

業務フローを変えるとき、現場のスタッフが「なぜ今のやり方をしているか」を聞かずに進めると、後で必ず抵抗が出ます。非効率に見える手順にも、たいてい理由があります。過去のトラブルへの対応だったり、特定の取引先との慣習だったり。それを無視して「効率化」すると、別の問題が出てきます。ヒアリングに時間をかけることは、後工程を短くすることです。

パターン3：導入後のフォローがない ¶

新しい仕組みを入れた直後は、誰でも使い方がわからなくて戸惑います。そこでフォローがないと、「前のやり方の方が楽だった」という声が広がり、元に戻ります。私たちが導入後3ヶ月の週次フォローを標準にしているのは、この経験からです。定着するまでの時間は、業種や組織の規模によって違いますが、最低でも6週間は見ておく必要があります。

まず何をすべきか ¶

上記の3つを確認するだけで、プロジェクトの成功確率はかなり上がります。ツールを選ぶのはその後です。「何を入れるか」より「誰が何を決めるか」「現場はなぜそうしているか」「導入後に誰が面倒を見るか」を先に整理してください。これが面倒なら、スポットセッションで一緒に整理することもできます。

業務改善は、ツールの問題より人と仕組みの問題であることが多いです。私たちの成り立ちにも書いていますが、これがNexFlow CoreGridの出発点でもあります。